Come ridurre gli sprechi nella tua azienda: 5 modi (+ file Excel)

Gli sprechi sono di fatto decisioni sbagliate.

Come imprenditore devi prendere ogni giorno delle decisioni che comportano una scelta tra varie possibilità. Basta poco per commettere un errore e fare la scelta sbagliata, il rischio è perdere denaro senza nemmeno accorgersene.

Uno spreco è qualsiasi attività che non produce valore, in sostanza si tratta di usi eccessivi o ingiustificati di risorse; qualche esempio: impiego più tempo di quanto necessario per un lavoro, pago più del dovuto un bene o servizio, mi indebito quando invece potrei fare a meno.

Gli sprechi generano perdite de denaro che rendono più difficile una sana crescita dell'attività e nei casi peggiori conducono alla crisi e all’insolvenza.

Nell’esperienza Revelo gli sprechi sono un problema comune a molti imprenditori che, nonostante il duro lavoro, non riescono a raggiungere gli obiettivi sperati e spesso si trovano in difficoltà senza comprendere le ragioni.

Il tipo di spreco più pericoloso
è quello che non siamo in grado di riconoscere

(Shigheo Shingo Ingegnere Toyota)

In tutto questo c'è pero un aspetto positivo, se riesci ad individuare ed eliminare gli sprechi resterai piacevolmente stupito di come in brevissimo tempo riuscirai a guadagnare di più senza particolare difficoltà e potrai raggiungere risultati insperati, a volte straordinari.

Voglio condividere con te  la mia esperienza, di seguito troverai:

• alcune situazioni-tipo di sprechi riscontrati più di frequente nelle aziende che abbiamo seguito. Si tratta perlopiù di errori “banali” di gestione che si commettono in buona fede, per prassi o abitudine (in alcuni casi per evitarli, vedrai, bastano piccoli accorgimenti).

• 5 modi per ridurre gli sprechi: i migliori modi per ridurre gli sprechi che puoi applicare già da subito nella tua azienda.

• 1 file excel che, comparando l'anno migliore e quello peggiore della tua attività, ti fa vedere se stai sprecando e dove. Puoi scaricarlo al pulsante in basso, gratuitamente, e cominciare oggi stesso a migliorare la gestione della tua attività. 

Sprechi nella gestione dell'impresa: dove stare attenti 

• Acquistare senza verificare l’effettiva utilità dei beni o servizi acquistati. Affidarsi solo alla propria capacità e al proprio intuito, senza alcun calcolo e/o misurazione, comporta il rischio di pagare più del dovuto o acquistare quello che in realtà non ti serve. In questo sono abili i venditori, che riescono a farti percepire come "reali" dei vantaggi che tali non sono.

• Affidarsi solo a fornitori consolidati senza verificare che il prezzo da loro praticato sia effettivamente concorrenziale per abitudine o prassi consolidata. Il ragionamento che ti guida è: “è il mio fornitore storico, è un amico oltre che un fornitore, vuoi che non mi tratti bene?”; in realtà accade proprio il contrario: le condizioni più vantaggiose le ottieni quando chiedi preventivi ad altri fornitori, i quali pur di acquisire un nuovo cliente propongono condizioni più vantaggiose (questa è una legge naturale del mercato).

• Affidarsi esclusivamente a personale dipendente “storico”. I dipendenti storici sono una risorsa importante, hanno contribuito a far crescere la tua azienda; spesso, però, chi ha consolidato la propria posizione tende a svolgere il lavoro secondo routine, senza aggiornarsi e migliorare. Il loro costo è alto (scatti di anzianità, aumento di livello, premi, ecc..) e, di converso, le loro prestazioni addirittura si riducono. Hai mai verificato il costo orario dei tuoi dipendenti? e hai comparato questo con le loro capacità e la loro passione per il lavoro? sono le persone che costruiscono le imprese!

• Trascurare il rischio di invenduto - soprattutto per prodotti soggetti ad obsolescenza o a deperimento fisico - e le cause dei resi, degli scarti e difformità di produzione. Sono situazioni che non possono essere evitare del tutto (non esiste azienda che non abbia sprechi nella gestione del magazzino) ma adottare i giusti accorgimenti minimizza di molto la perdita.

• Trascurare i rapporti con gli istituti di credito. La regola generale della finanza è che il rischio costa, per cui se la banca ti percepisce come attività rischiosa ti applica interessi maggiori e in alcuni casi si rifiuta di darti il denaro. Se la tua azienda è sana, non c’è motivo di pagare interessi elevati, verifica le condizioni che ti applica la banca!

5 modi per ridurre gli sprechi nella tua azienda

1. Verifica l’utilità dei prodotti o servizi prima di acquistarli. Specialmente se la tua azienda ha scarse risorse, pensaci 2 volte prima di fare una spesa; se ciò che hai acquistato non produce valore, è interamente un costo in più (pensa, per esempio, ad assicurazioni rischi per eventi improbabili, macchinari mai utilizzati, premi e riconoscimenti sulla base di amicizie e altro).

2. Compara sempre i prezzi di acquisto dei principali prodotti o servizi che utilizzi. Il guadagno spesso si realizza già nella fase di acquisto: se compri a prezzi vantaggiosi, è chiaro che venderai con ampio profitto. Non è detto però che tu stia sempre acquistando al prezzo ottimale: a volte l’attività di ricerca di nuovi fornitori ti permette di scoprire prodotti/servizi migliori ad un prezzo talvolta più basso.
   E’ opportuno essere sempre aggiornati sui costi, in particolare sui prodotti acquistati ripetutamente il cui valore incide in maniera rilevante sul guadagno finale (una buona prassi è chiedere sempre almeno tre preventivi).

3. Misura la produttività del lavoro. Uno degli indici da usare per misurare la produttività può essere il valore aggiunto per addetto (ovvero il valore aggiunto per input di capitale). Ma per sapere se ci sono inefficienze generate dal personale dipendente o da problematiche nel processo produttivo si dimostra più utile spostare l’analisi sul processo stesso e comparare i risultati di periodi temporalmente successivi (mettere a confronto gli anni in cui hai guadagnato di più con quelli in cui hai guadagnato meno per capire dove migliorare). Inoltre, tieni in considerazione la possibilità di assumere personale giovane, anche da formare: se ben selezionato e motivato, può portare idee fresche e al passo coi tempi, nonché fornire utili spunti per migliorare i processi, ad un costo molto più basso di un senior.

4. Monitora e pianifica le scorte di magazzino:
   a) decidi già con anticipo le quantità di materie prime e di prodotti finiti che devono giacere in magazzino, per non avere interruzioni nel processo di produzione o commercio, e per evitare di trovarsi con prodotti invenduti;
   b) conosci il lotto ottimale di acquisto o di produzione, in modo da contenere i costi di acquisto e ottimizzare la produzione;
   c) conosci sempre quando ordinare, cioè quando ripristinare le scorte e i tempi di rifornimento, per non rimanere sprovvisti.
   Tutte queste informazioni sono essenziali in maggior modo quando trattiamo un prodotto deperibile o ad elevata obsolescenza

5. Rileva i resi e l’invenduto. Ogni imprenditore conosce bene i costi legati al reso e ai difetti di produzione (trasporti, materia prima, tempi di lavoro ecc…); l’obiettivo è sempre ridurre - se non azzerare - i difetti e i resi. Come? Ogni volta che si presenta un reso o un difetto, scopri le ragioni che hanno generato questo evento, in modo da intervenire prontamente ed evitare che la situazione si ripeta (implementa controlli di qualità, ridefinisci i processi di produzione, seleziona fornitori che danno maggiori garanzie, e altro ancora). Se non lo hai già fatto, implementa un sistema di verifica della qualità del prodotto o servizio prima della consegna al cliente. 

Una prima analisi degli sprechi, seppur superficiale, è l’analisi di bilancio: comparando i numeri della tua attività dell’anno migliore con quello peggiore, puoi già iniziare a capire dove e perché hai guadagnato o sprecato denaro.
Clicca sul pulsante in basso per iniziare subito a capire dove agire per migliorare i risultati della tua azienda. Trovi il file excel myRevelo_sprechi.xlsx che puoi scaricare e compilare direttamente con i dati della tua attività e scovare dove stai sprecando.