Come ridurre le perdite e aumentare gli utili agendo sul magazzino: 5 modi

Il magazzino è il collante tra reparto acquisto, produzione e vendite in ogni azienda. Il magazzino serve a contenere la materia prima necessaria alla lavorazione e realizzazione del prodotto finito in attesa di essere spedito. Per questa sua funzione, la sua buona gestione ha ricadute benefiche su tutta l’organizzazione. Allo stesso modo, una gestione poco attenta influisce negativamente sui risultati, sia in termini di guadagno sia nella qualità del lavoro.

Una buona gestione del magazzino equivale a una buona gestione dell’impresa.
Ci sono situazioni in cui errori nella gestione del magazzino si pagano con pesanti perdite.

Revelo ha individuato alcune di queste situazioni. Si tratta di circostanze abbastanza comuni nelle piccole e micro imprese, dove il rischio di commettere errori è più elevato, ma che non sono da escludere nemmeno nelle imprese di maggiori dimensioni, dotate di sistemi avanzati di gestione del magazzino (succede, siamo umani!).

Già solo riconoscere e monitorare queste situazione è un buon punto di partenza per evitare le perdite, ma non basta. Per questo ti lasciamo 5 mosse vincenti per una gestione del magazzino efficiente, buone prassi e strategie usate negli anni da Revelo con le quali le imprese clienti hanno potuto ridurre le perdite e aumentare gli utili.

Le situazioni più comuni da monitorare per una buona gestione del magazzino

• Deperimento fisiologico. Se vendiamo un prodotto deperibile o con scadenze di consumo molto brevi, il principale rischio è l’invenduto.
  Ci si può trovare nella situazione di dover buttare la merce - o materia prima - acquistata (e magari pagata a caro prezzo).

• Obsolescenza e moda. Analogamente al deperimento fisiologico, se vendiamo un prodotto soggetto a perdita di valore a causa del progresso tecnologico o della moda, ci si può trovare nella situazione di dover svendere il prodotto obsoleto.
  In queste circostanze, non solo si perde denaro, ma diminuisce anche il potere contrattuale con i clienti: il cliente a cui si svende il prodotto, premerà per pagare meno gli acquisti futuri (o rinviare l’acquisto in attesa di offerte o promozioni).

• Scarti, sfridi, difetti di produzione. In molti processi produttivi l’attività di lavorazione genera inevitabilmente scarti, sfridi e difetti di produzione che danno origine a inefficienze e sovracosti (si pensi per esempio ai costi di gestione dei resi). Più il processo di lavorazione è complesso, più alto è il rischio.

• Contrazione delle domanda e fluttuazione dei prezzi. Se operiamo in un mercato come quello delle commodity, dove il prodotto - o servizio - venduto non ha particolari differenze qualitative, con prezzo e domanda che fluttuano rapidamente, il principale rischio è quello di acquistare o vendere al prezzo sbagliato.

• Furti e ammanchi. E’ un rischio concreto che il più delle volte viene trascurato per timore di incorrere in situazioni poco piacevoli dal punto di vista relazionale, con dipendenti e colleghi. In caso di sospetto di un furto di merce da parte del personale interno serve una prova ed è opportuno escludere altre possibili ragioni degli ammanchi.

Le 5 mosse per una gestione del magazzino efficiente

1. Conoscere nel dettaglio le quantità giacenti in magazzino. Occorre di fatto gestire carico e scarico di magazzino, e oggi lo si può fare sfruttando i dati contenute nelle fatture elettroniche. Avere sempre a disposizione “l’elenco” costantemente aggiornato di ogni cosa tenuta in magazzino permette di:
   - essere in grado di rispettare i termini di consegna
   - avere sotto controllo le scadenze (prodotti deperibili)
   - intervenire prontamente in caso di contrazione della domanda,
   In concreto, si elimina quasi completamente il rischio di invenduto.

2. Conoscere nel dettaglio l’andamento delle vendite. Se conosci nel dettaglio cosa vendi, quanto vendi, a chi vendi, a che prezzo e condizioni vendi (c.d. statistiche di vendita) e monitori nel tempo tutte queste informazioni, potrai:
   - approvvigionarti della quantità giusta al prezzo giusto;
   - evitare di impiegare risorse ed energie in prodotti o servizi non richiesti o valorizzati dal cliente;
   - anticipare l’evoluzione della domanda,
   In concreto, conosci prima ciò che è meglio offrire al cliente, al prezzo giusto e alle condizioni migliori. Sono diversi i software di business intelligence che a costi contenuti consentono di estrarre queste informazioni dai dati già presenti in azienda.

3. Rilevare scarto, sfrido e invenduto. Questa attività è fondamentale: consente di intercettare ammanchi ed individuare le reali cause. Molto spesso un’attenta misurazione degli scarti consente di individuare situazioni critiche che si possono riscontrare nei processi produttivi (esempio: errori di produzione). Può essere sufficiente anche una rilevazione a campione, effettuata periodicamente, e un riscontro documentale per verificare la quadratura tra entrate e uscite.

4. Conoscere il costo esatto dei prodotti. Per sapere a quanto vendere un prodotto, è necessario conoscere il costo del venduto. Per determinare correttamente il costo del venduto occorre determinare correttamente le voci principali che lo compongono. Maggiore è l’incidenza del costo della materia prima sul costo del venduto maggiore sarà l’attenzione prestata nel determinare correttamente il valore di tale componente. Se l’attività è particolarmente complessa può essere necessaria l’implementazione di un sistema di controllo di gestione che analizzi i costi e determini con esattezza il costo del venduto in ogni sua componente.

5. Essere aggiornati sulle dinamiche future del mercato ma non solo. Conoscere le dinamiche del mercato può aiutare ad acquistare e vendere alle migliori condizioni Ma come fare in un mercato altamente competitivo se non si dispone di informazioni privilegiate? In questi casi, dove domina l’incertezza, può essere utile fare ricorso a contratti derivati, contratti con consegna differita, oppure contratti option (con riserva di recedere) e all’uso di strumenti informatici di budgeting al fine di prevedere l’evoluzione futura dei prezzi.

Scopri come Revelo ha risolto le criticità partendo dal magazzino in un reale caso aziendale. 

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